「メール1通に15分かかってしまう」——その時間、AIでほぼゼロにできます。この記事では、シーン別にコピペで使えるプロンプトを集めました。コピーして[ ]を埋めるだけで、丁寧なビジネスメールが10秒で完成します。ChatGPT（GPT-5世代）でもGeminiでも、同じプロンプトがそのまま使えます。
コツ：AIには「相手・目的・温度感・文字数」を伝えると精度が上がります。出てきた文は必ず一度読み、固有名詞だけ自分で直しましょう。メモリ機能のあるAIなら、最初に「私は〇〇会社の営業です。今後のメールはこのトーンで」と伝えておくと、毎回の指示が短くなります。
基本の型（これだけ覚えればOK）
PROMPT TEMPLATEあなたは丁寧な日本語が得意なビジネスパーソンです。
[相手]に[目的]のメールを書いてください。
トーンは[丁寧／フランク]、[文字数]程度で。
件名も提案してください。
シーン別プロンプト集
1. お礼メール
PROMPT昨日商談した[会社名]の[担当者]へ、時間を取ってもらったお礼メールを書いて。
次回につながる一文を添えて、150文字程度で。
2. 依頼メール
PROMPT[相手]に[資料]を[期日]までにお願いするメールを書いて。
催促がましくならないように、丁寧に。
3. 謝罪メール
PROMPT[ミスの内容]について謝罪するメールを書いて。
言い訳せず、再発防止策を1つ添えて。
4. 催促メール
PROMPT[期日]を過ぎている[件名]について、角が立たないように
やわらかく催促するメールを書いて。
5. 日程調整メール
PROMPT打ち合わせの日程調整メールを書いて。
候補日を3つ入れ、オンライン/対面どちらでも可と添えて。
6. お断りメール
PROMPT[提案]を丁重にお断りするメールを書いて。
関係を壊さないよう、感謝を伝えてから断って。
7. 初めての相手への挨拶・営業メール
PROMPT面識のない[業種]の担当者へ、[商品/サービス]を紹介する初回メールを書いて。
売り込みすぎず、相手のメリットを先に伝える構成で、200文字程度。
8. 社内向けの報告・連絡メール
PROMPT上司に[案件]の進捗を報告するメールを書いて。
結論→詳細→次のアクションの順で、簡潔に。
さらに速くする3つの応用ワザ
- 返信を貼って「これに丁寧に返信して」：相手のメール本文を貼るだけで、文脈に合った返信案が出ます。
- 「3パターン出して」：丁寧版・標準版・カジュアル版を一度に出させ、いちばん合うものを選ぶ。
- 「件名を5つ提案して」：開封されやすい件名をAIに考えてもらう。
仕上げのひと工夫（ここを省くと事故ります）
- 固有名詞・数字・日付は必ず自分で確認（AIが creative に作ることがあります）
- 社内の言い回しに合わせて1〜2語だけ調整
- 機密情報は入力しない（社内ルールを確認）
- よく使う型は「自分用テンプレ」として保存しておく
よくある質問
Q. AIっぽい文章だと相手にバレない？ A. トーンを指定し、固有名詞や一言を自分で足せば、まず気づかれません。「自然な日本語で、定型文っぽくならないように」と添えるのも有効です。
Q. 無料のAIでも十分？ A. メール作成程度なら無料版で十分です。量が多い人だけ有料版を検討しましょう。
まとめ
メールは毎日発生する定型業務。だからこそAIで型化すると、積み重ねで大きな時短になります。もっと幅広い使い方はChatGPTで仕事を時短する方法でまとめています。